Privacybeleid

Hoe wij uw gegevens verwerken en beschermen.

1. Wat gebeurt er met mijn gegevens?

Deze privacyverklaring beschrijft hoe GroupWize omgaat met jouw persoonsgegevens wanneer je deze aan ons verstrekt en/of gebruikmaakt van onze diensten.
Deze privacyverklaring is van toepassing op onze website, de door ons beheerde (online) diensten en alle persoonsgegevens die wij verwerken van websitebezoekers, (potentiële) klanten, leveranciers, samenwerkingspartners en andere zakelijke relaties.
GroupWize zal jouw persoonsgegevens niet verkopen en nooit delen zonder jouw medeweten of wettelijke grondslag.
Wij delen uitsluitend gegevens met derden die door ons zijn ingeschakeld om onze diensten te leveren of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, en leggen dit vast in passende verwerkersovereenkomsten.

2. Wie is GroupWize?

GroupWize ondersteunt organisaties met een cruciale maatschappelijke of economische rol bij het versterken van hun bedrijfscontinuïteit, informatiebeveiliging en (cyber)weerbaarheid.

Wij werken vooral voor organisaties in vitale infrastructuren en andere kritieke ketens, waar de beschikbaarheid en integriteit van informatie en processen direct impact hebben op klanten, reputatie en resultaat.

Wij helpen bij strategie en governance, analyse en voorbereiding, opleiden, testen en oefenen, en incidentrespons en continu verbeteren.

Daarbij combineren wij domeinkennis van BCM en security met praktische realisatiekracht en oog voor wet- en regelgeving zoals de AVG.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt GroupWize?

GroupWize verwerkt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor duidelijke, vooraf bepaalde doeleinden.
Je verstrekt deze gegevens onder andere wanneer:

  • Contact met ons opneemt (telefonisch, per e-mail of via het contactformulier).
  • Aanmeldt voor een nieuwsbrief of uitnodiging.
  • Den afspraak met ons maakt of deelneemt aan een workshop of sessie.
  • Een overeenkomst met ons aangaat of gebruikmaakt van onze diensten.
  • De website bezoekt.

Afhankelijk van de relatie kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
Basis- en contactgegevens
Voor- en achternaam, functie, (bedrijfs)naam, (zakelijk) e-mailadres, (zakelijk) telefoonnummer, adres- en organisatiegegevens.
Gebruiks- en online gegevens
IP-adres, cookiegegevens, inloggegevens voor door GroupWize beheerde portalen of samenwerkingsomgevingen, en gebruiksgegevens van onze website of tools.
Contract- en financiële gegevens
Gegevens die nodig zijn voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, facturatie, betalingen en administratieve verplichtingen (zoals factuurgegevens).
GroupWize verwerkt in principe geen bijzondere persoonsgegevens.
Mocht verwerking daarvan toch noodzakelijk zijn (bijvoorbeeld in het kader van een specifieke opdracht), dan doen wij dat alleen als dat is toegestaan op grond van artikel 9 lid 2 AVG en met passende waarborgen.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

GroupWize verwerkt persoonsgegevens voor onder andere de volgende doelen:

  • Het onderhouden van contact, beantwoorden van vragen en het plannen van afspraken.
  • Het voorbereiden, sluiten en uitvoeren van overeenkomsten en opdrachten.
  • Het beheren van onze (financiële) administratie en het voldoen aan wettelijke (fiscale) verplichtingen.
  • Het beheren en beveiligen van onze IT-omgevingen, samenwerkingsomgevingen en documentatiesystemen.
  • Het verzenden van relevante informatie, zoals nieuwsbrieven, uitnodigingen en updates over onze diensten (indien je je daarvoor hebt aangemeld).
  • Het verbeteren van onze website en diensten, onder meer door het analyseren van bezoekersgedrag op de website.

5. Rechtsgrond

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen uit artikel 6 AVG:

  • Jouw toestemming, bijvoorbeeld voor het ontvangen van een nieuwsbrief.
  • De uitvoering van een overeenkomst of om precontractuele stappen te kunnen nemen.
  • Het voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bewaartermijnen in fiscale wetgeving.
  • Ons gerechtvaardigd belang, zoals het onderhouden van klantrelaties, het verbeteren van onze dienstverlening en het beschermen van onze systemen, waarbij wij altijd een zorgvuldige belangenafweging maken.

6. Delen van persoonsgegevens met derden en doorgifte

GroupWize deelt persoonsgegevens met derden alleen wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (zoals hostingpartijen, softwareleveranciers of administratieve dienstverleners) sluiten wij verwerkersovereenkomsten om een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te borgen.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen of een ander passend mechanisme onder de AVG.

7. Nieuwsbrief

Indien wij een nieuwsbrief of vergelijkbare communicatie aanbieden, ontvang je deze alleen als je je daarvoor hebt aangemeld of anderszins toestemt met het ontvangen van deze berichten.
Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink in het bericht of door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verkregen, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.
In het algemeen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

  • Administratieve en fiscale gegevens: minimaal de wettelijke bewaartermijn (bijvoorbeeld 7 jaar).
  • Contact- en opdrachtgegevens: zolang de relatie of opdracht loopt en een redelijke periode daarna voor nazorg en verantwoording.
  • Gegevens voor nieuwsbriefinschrijvingen: totdat je je afmeldt.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

GroupWize neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
Waar mogelijk sluiten wij aan bij erkende normen en best practices op het gebied van informatiebeveiliging, zoals ISO 27001 en vergelijkbare raamwerken.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

GroupWize neemt geen besluiten over personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of jou op een vergelijkbare manier in aanmerkelijke mate treffen.

11. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG diverse rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Zo kun je ons onder voorwaarden vragen om:

  • Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken.
  • Correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens.
  • Verwijdering van jouw persoonsgegevens (“recht op vergetelheid”).
  • Beperking van de verwerking van jouw gegevens.
  • Overdracht van jouw gegevens (dataportabiliteit).
  • Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of ten behoeve van direct marketing.

Je kunt een verzoek indienen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.
Wij reageren in principe binnen één maand na ontvangst van je verzoek; bij complexe of meervoudige verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd, waarover wij je informeren.

Daarnaast heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Contactgegevens

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring, jouw rechten wilt uitoefenen of een klacht wilt indienen over ons gebruik van jouw persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via:

GroupWize
Meijerinksberg 11
7641 RX Wierden
Overijssel, Nederland

E-mail: privacy@groupwize.nl

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als wet- en regelgeving wijzigt of als wij onze diensten aanpassen.
De meest actuele versie vind je altijd op onze website; bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokkenen waar nodig apart.

Scroll naar boven